Het belang van een IT-servicedesk voor zakelijke continuïteit

Onze hele moderne maatschappij draait rondom het principe van digitale beschikbaarheid, 24 uur per dag en 7 dagen in de week. Langdurige downtime en applicaties die niet beschikbaar zijn, gaan ten koste van de productiviteit en dienstverlening. Websites die eruit liggen of digitale kanalen die niet bereikbaar zijn, kosten u klanten en omzet.

Een IT-servicedesk is het eerste aanspreekpunt voor technische ondersteuning. De focus ligt op snel herstel en minimale downtime. Zo wordt de continuïteit van het bedrijf niet in gevaar gebracht, omdat medewerkers in staat zijn om hun werkzaamheden weer op te pakken en klanten spoedig weer gebruik kunnen maken van uw website(s) en digitale communicatie- en verkoopkanalen. 

Een professionele IT-servicedesk maakt het mogelijk om de RTO en RPO, twee kernbegrippen in de wereld van IT-continuïteit, te verbeteren. Met RTO (recovery time objective) bedoelen we de tijd die nodig is om alle applicaties en systemen te herstellen na een storing. Hoe sneller hoe beter! RPO (recovery point objective) specificeert de hoeveelheid dataverlies die een bedrijf zich kan veroorloven voordat de productiviteit, omzet en reputatie een knauw krijgen. Omdat u met een IT-servicedesk problemen sneller identificeert en oplost, haalt u makkelijker de RTO- en RPO-vereisten die nodig zijn om zakelijke continuïteit te waarborgen.

Uitdagingen van een interne IT-servicedesk

Voor veel bedrijven, zeker voor kleine bedrijven en non-profitorganisaties met een bescheiden budget, komen bij het opzetten, beheren en behouden van een interne IT-servicedesk veel uitdagingen om de hoek kijken. Door de krappe arbeidsmarkt zijn goede IT’ers bijvoorbeeld lastig te vinden en behoorlijk duur. 

Een andere uitdaging is het tempo waarin IT-omgevingen veranderen. Cloudadoptie, de toenemende populariteit van cloud-native technologie, de groei en diversificatie van AI, RPA (softwarerobots die tijdrovende en geestdodende repetitieve taken overnemen van medewerkers), IoT en edge computing: het zijn allemaal ontwikkelingen die IT-systemen transformeren en meer druk leggen op interne teams om technologisch bij te blijven. 

De voordelen van het uitbesteden van de IT-servicedesk

Wilt u profiteren van de kracht van een IT-servicedesk, maar heeft u niet het budget en de mankracht om zelf zo’n centraal kennispunt te creëren en bemannen? Dan is het uitbesteden van de IT-servicedesk vaak een goede oplossing. We zetten de voordelen voor u op een rij.

1. Focus op IT-kerntaken

Door het uitbesteden van de IT-servicedesk komt de interne focus te liggen op de belangrijkste IT-managementtaken. Hoe richt u het IT-landschap in? Hoe en waar slaat u bedrijfskritische en gevoelige data op? En hoe gebruikt u applicaties en nieuwe technologieën zoals AI voor het verbeteren van bedrijfsprocessen, gebruikerservaringen en een betere dienstverlening richting de klant? Met een externe servicedesk kunnen uw IT’ers en andere medewerkers zich volledig richten op deze strategisch belangrijke kwesties.

2. Toegang tot specialistische kennis

Er zijn inmiddels zoveel deeldisciplines (security, applicatiebeheer, identiteits- en toegangsmanagement, IT-infra, cloudcomputing) binnen de IT dat het voor kleinere en middelgrote bedrijven nagenoeg onmogelijk is om kennis over al deze zaken in-house te bundelen. Door uw IT-servicedesk uit te besteden aan een gespecialiseerde partner, krijgt u diepgaande expertise voor een betaalbare prijs. U neemt de dienst namelijk af in de vorm van een abonnement en krijgt daarvoor op elk gewenst moment de specifieke expertise die u nodig heeft.

3. Flexibiliteit en schaalbaarheid

Een interne IT-servicedesk gaat gepaard met een vaste bezetting en (vaak hoge) vaste kosten. Uitbesteden biedt veel meer flexibiliteit bij het op- en afschalen van IT-ondersteuningscapaciteit. Handig om tegemoet te kunnen komen aan de actuele behoefte tijdens piek- en dalperioden.

4. Innovatieve automatisering

Een professionele IT-servicedesk als externe dienst biedt veel mogelijkheden voor het verbeteren van functionaliteiten door verregaande en slimme automatisering. Het resetten van wachtwoorden, toegang verkrijgen tot gedeelde netwerkomgevingen en aanvragen voor nieuwe hard- en software worden allemaal afgehandeld via selfservice. Dit vermindert het aantal telefoontjes en e-mails, en verkort de reactietijden aanzienlijk.

Selectiecriteria voor de juiste IT-servicedeskpartner

Het kiezen van de juiste partner is een belangrijk aandachtspunt bij het uitbesteden van een IT-servicedesk. Let daarbij op criteria als:

• • Branchekennis. Heeft de leverancier kennis van uw branche? Kan hij een trackrecord of resultaten en vergelijkbare projecten overleggen bij vergelijkbare bedrijven?
  • Welke bedrijfscultuur heeft uw mogelijke IT-servicedeskpartner? En past die bij de uwe? Als uw bedrijf een heel informeel karakter heeft, is een servicedeskpartner die er een strak hiërarchische bedrijfscultuur op nahoudt waarschijnlijk niet de beste keuze.
  • Welke technische expertise bezitten de potentiële partners die u op het oog heeft? Voldoen die aan de eisen die u stelt aan een IT-servicedesk?

Overwegingen bij het uitbesteden van de IT-servicedesk

Tot slot zijn er nog een paar praktische zaken die om de hoek komen kijken bij het uitbesteden van een IT-servicedesk. Bespreek zorgvuldig alle contractuele aspecten zoals SLA’s en gegevensbeveiliging bij het uitbesteden van de IT-servicedesk. Welke dienstverlening levert uw IT-servicepartner precies? Welke zaken vallen onder uw eigen verantwoordelijkheid? En hoe is de beveiliging van privacygevoelige en bedrijfskritische gegevens geregeld? Ontwikkel een goede en heldere strategie voor een soepele overgangsfase naar de externe servicedesk zodat u geen problemen krijgt op het vlak van operationaliteit en continuïteit.

Waarborg uw zakelijke continuïteit met een professionele IT-servicedesk

Het uitbesteden van een IT-servicedesk is een goede manier om tegen een betaalbaar prijskaartje de zakelijke continuïteit van uw bedrijf te bewaken. U heeft een centraal aanspreekpunt voor technische ondersteuning en toegang tot flexibiliteit, schaalbaarheid en innovatieve automatisering. 

Sovitas bezit de kennis die nodig is voor het inrichten van een complete en professionele IT-servicedesk. Het is een managed-dienst die eindgebruikers op een klant- en servicegerichte wijze helpt om snel weer aan het werk te kunnen. Bij escalaties blijft de servicedesk altijd het contactpunt tussen eindgebruikers en de groep probleemoplossers die met de melding bezig is. De dienst groeit modulair mee met uw bedrijf.

Meer weten?

Wilt u ook de zakelijke continuïteit bewaken met een externe IT-servicedesk? Bent u benieuwd wat wij voor uw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via 088 769 70 71 of info@sovitas.nl.